Libros Principales de Contabilidad

Introducción a libros principales de la contabilidad 

Son los libros imprescindibles que debe llevar todo comerciante siempre que su activo exceda de Q.25,000.00 (Articulo 368 del Código de Comercio). Los libros obligatorios son: Inventarios, Diario o de Primera Entrada, Mayor o Centralizador, de Estados Financieros o de Balances, Compras, Ventas y de Salarios. Los primeros cuatro libros se operan de conformidad con los artículos del 368 al 381 del Código de Comercio; los de compras y ventas de conformidad con los artículos 37 de la Ley del IVA y del 37 al 40 de su Reglamento; y el libro de salarios de conformidad con el artículo 102 del Código de Trabajo, y 22, numeral 4, literal f) de la ley de Actualización Tributaria. Los primeros cuatro deben habilitarse en la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) y autorizarse en el Registro Mercantil. Los de compras y ventas, sólo deben habilitarse. Por la habilitación se pagan actualmente Q.0.50 por hoja y por la autorización Q.0.20 por hoja. 

El libro de salarios únicamente deben llevarlo las empresas que ocupen permanentemente a diez o más trabajadores, y debe ser autorizado y sellado por el Departamento Administrativo del Ministerio de Trabajo y Previsión Social.

1.LIBRO DE INVENTARIOS. 

Este es un libro principal de carácter obligatorio; es decir que no puede dejar de utilizarse. Actualmente sólo las empresas pequeñas y una que otra mediana llevan este libro a mano, las demás lo llevan por sistemas electrónicos; es decir en computadora. En este libro se registran el inventario con que se inicia la contabilidad del comerciante y el final que se asienta al cierre de cada ejercicio contable. También se registran los inventarios extraordinarios a solicitud del comerciante. De manera general, se elabora por lo menos un inventario al año. Todos los inventarios que la empresa tenga que elaborar se asientan en este libro.

2.LIBRO DIARIO O DE PRIMERA ENTRADA.

El libro Diario también se llama de Primera Entrada, porque es en este libro donde primero se registran las operaciones de una empresa, siempre con base en documentos fehacientes tal como lo establece el artículo 381 del Código de Comercio. Estos documentos pueden ser: facturas corrientes, facturas cambiarias, facturas especiales, notas de crédito, notas de débito, pólizas de importación o exportación, y otros documentos comprendidos en el Código de Comercio.
En este libro es donde se pone en práctica lo del cargo y el abono o sea donde se aplica la partida doble.

3.LIBRO MAYOR O CENTRALIZADOR. 

En el libro mayor figura el concepto de la operación registrada, el debe, el haber y el saldo de la cuenta. Este documento permite ver de manera detallada los movimientos que se han producido en cada cuenta. En él se detallan las entradas y salidas. El procedimiento contable consiste en anotar la operación en el libro diario y, después, traspasar el movimiento a las fichas de los libros mayores.

Hay que destacar que el libro mayor no es obligatorio, aunque sí que puede resultar de gran utilidad en la gestión de la empresa, pues permite consultar cuenta por cuenta cada uno de los movimientos que se han registrado en la empresa.

4.LIBRO DE ESTADOS FINANCIEROS O LIBRO DE BALANCES. Este libro es de carácter obligatorio; es decir que no se puede dejar de llevar, ya que su uso lo ordenan los artículos 368 y 377 del Código de Comercio. En este libro deben registrarse en su orden:

a) El Balance de Situación General de Apertura;

b) Los Balances de Comprobación o de saldos mensuales;

c) El Estado de Resultados;

d) El Balance de Situación General de Cierre;

e) El Estado de Costo de Producción cuando se lleva contabilidad de costos; y

f) El Estado de Flujo de Efectivo. Estos dos últimos los menciona la ley de Actualización Tributaria en sus artículos 40 numeral I y artículo 53.

El Libro de Balances o de Estados Financieros consta de cuatro columnas, las cuales se utilizan de acuerdo al balance o estado que se vaya a asentar.

5.LIBRO DE COMPRAS Y SERVICIOS RECIBIDOS. Este libro se opera de conformidad con los artículos 37 de la Ley del IVA y 38 de su Reglamento. En este libro deben registrarse todas las

compras de bienes y todos los pagos que efectué la empresa por servicios recibidos, siempre que las erogaciones estén respaldadas con la documentación fehaciente, ya que de lo contrario no se pueden contabilizar.

Al finalizar cada período mensual, debe hacerse un resumen, identificando el monto total de las compras y servicios por los cuales procede derecho a crédito fiscal y por los que no procede derecho a crédito fiscal.

6.LIBRO DE VENTAS Y SERVICIOS PRESTADOS. Este libro se opera de conformidad con los artículos 37 de la Ley del IVA y 38 de su Reglamento. En este libro deben registrarse todas las ventas de mercaderías y todos los ingresos que perciba la empresa por servicios prestados, siempre que los ingresos estén respaldados con la documentación fehaciente, ya que de lo contrario no se pueden contabilizar.

Con base en los dos últimos libros mencionados se llena el formulario correspondiente para declarar y pagar el IVA del mes. Este impuesto se paga en el mes que sigue al mes anterior, por ejemplo el IVA del mes de enero se paga en el mes de febrero, el IVA del mes de febrero se paga en el mes de marzo, y así sucesivamente.