Libros Auxiliaries de la Contabilidad

Son libros que las empresas utilizan de acuerdo a sus necesidades. Estos libros no son ordenados por ninguna ley, por lo tanto no existe la obligación de llevarlos. Sin embargo, son de mucha utilidad, ya que la información que proporcionan sirve de base para operar algunos libros principales, así como para hacer comparaciones con algunas cuentas. Los libros auxiliares mas importantes son:

• Caja
• Cuentas Corrientes de Clientes
• Cuentas Corrientes de Proveedores
• Libro de Almacén
• Libro de Planillas Libro de Bancos
• Libro de Conciliaciones Bancarias, etc.

Los libros auxiliares se pueden llevar en libros de pasta dura o en libros de pasta flexible, también sus registros pueden llevarse en tarjetas o en hojas tabulares, no es necesaria su habilitación ni su autorización. Estos registros pueden operarse a mano, por sistemas mecánicos o por sistemas electrónicos.

LIBRO DE CAJA. Se utiliza para llevar el registro detallado de los ingresos y egresos de electivo de un comerciante y de cualquier persona; puede operarse por semana, por quincena y por mes.

El libro de caja, generalmente se opera a doble folio, pero, también se puede llevar en un sólo folio, utilizando tres columnas.

Cuando el libro de caja se lleva a doble folio, el folio de la izquierda se denomina "DEBE" y el folio de la derecha se denomina "HABER".

En el "DEBE" se registran los ingresos (entradas de dinero) que por cualquier motivo reciba la empresa, por pagos que le hagan en efectivo contante y sonante y con cheques.

La recepción de cheques también se consideran como ingresos en efectivo, toda vez que, mientras el cheque no se deposite en la cuenta bancaria junto con el demás efectivo, el mismo permanece en la caja de la empresa, por lo tanto se considera como efectivo, y se registra en el debe del libro de caja.

En el "HABER" se registran los egresos (salidas de dinero) que por cualquier motivo tenga que hacer la empresa, por pagos sólo en efectivo contante y sonante.

La emisión de cheques no se registra en el haber del libro de caja, toda vez que el dinero que los mismos representan, no sale de caja de la empresa, si no de la cuenta bancaria

Después de operado el libro de caja en forma detallada o analítica, se hace un resumen.

LIBRO DE CUENTAS CORRIENTES. Este libro se utiliza para llevar por separado o individualmente el control de lo que cada cliente u otra persona le adeuda a la empresa, o bien para llevar el control de lo que la empresa le adeuda a cada proveedor u otra persona Consta de tres columnas la primera se denomina debe. la segunda haber y la tercera saldo. Este control se puede llevar en libros, tarjetas y en computadoras.

Cuando el control se lleva en libros, se utilizan dos foros, uno para clientes y otro para proveedores.

En el libro de cuentas corrientes de clientes se utiliza una hoja para cada cliente. Y en el libro de cuentas comentes de proveedores, se utiliza una hoja para cada proveedor. En la parte superior de la hoja se escribe el nombre del cliente, su dirección y teléfono de su empresa y la dirección particular, teléfono y correo electrónico. El registro de ambos libros es diferente.

Queremos expresarle con relación a las cuentas corrientes que, cuando se llevan en libros, a cada cliente y a cada proveedor, se le da el número de folio en que quedó registrado en nuestros libros de cuentas corrientes, y se le indica que para cualquier consulta, siempre se identifique con dicho número Al hacerlo así
, no cuesta mucho encontrarlo en el libro. Imagínese que una empresa tenga 80 clientes, y de repente llama el cliente número 75, y dice que se le olvidó su número. Antes de encontrarlo hay que leer el nombre de 74 clientes.

Actualmente muchas empresas pequeñas, llevan sus cuentas corrientes en tarjetas movibles, cuyo rayado es exactamente igual que el de los libros. De esta forma, los clientes y los proveedores pueden colocarse en orden alfabético, ya que una tarjeta puede colocarse en el tarjetero antes o después de otra. Siempre se utiliza una tarjeta para cada cliente y una para cada proveedor. Otra ventaja, es que se pueden operar a máquina.

Las empresas grandes y medianas llevan las cuentas corrientes en computadora. Existen programas que de una vez actualizan el saldo. Esta es una gran ventaja, ya que se ahorra tiempo y el costo es más bajo, toda vez que una sola persona puede operar muchos clientes o proveedores en poco tiempo, y el riesgo de equivocarse es menor. Siempre es conveniente tener mucho cuidado, ya que un número mal puesto puede cambiar el saldo.

LIBRO DE ALMACÉN. Este libro se utiliza para llevar el control de las entradas, salidas y existencia de mercaderías o de materias primas en el almacén o bodega. Consta de tres columnas, la primera se denomina entradas, la segunda salidas y la tercera existencia. En la columna de entradas se registra el número de unidades que han entrado al almacén. En la columna de salidas se registra el número de unidades que han salido del almacén. En la columna de existencia se registra el número de unidades que han quedado en existencia. Las entradas aumentan la existencia, las salidas la disminuyen. Se utiliza una o dos hojas para cada clase de producto. Este control también puede llevarse en tarjetas con el mismo rayado del libro, utilizando una tarjeta para cada clase de artículo, y también puede llevarse en la computadora, lo cual permite más rapidez y exactitud. Algunos empresarios solicitan que además del número de unidades, también se registre el costo de cada unidad, lo cual implica el uso de más columnas, más trabajo y mayor el riesgo de equivocarse. En este libro lo más importante es conocer el número de unidades que entran, el número de unidades que salen y la existencia. A continuación se le dan datos para que con la guía de su profesor(a) opere el libro mencionado.

LIBRO DE PLANILLAS. Todo patrono que ocupe permanentemente a diez o más trabajadores, debe llevar un libro de salarios autorizados y sellado por el departamento administrativo del Ministerio de Trabajo y Previsión Social.

A pesar de que en el segundo párrafo del artículo 102 del Código de Trabajo se menciona que las empresas que tengan entre 3 y 9 trabajadores deben elaborar planillas, muchas empresas no lo toman como obligatorio si no como optativo. Pero si es bueno hacer planillas de sueldos, ya que se evita estar haciendo recibos cada vez que se pagan sueldos; además se lleva en detalle lo que devenga cada trabajador, los descuentos a que está afecto y la cantidad liquida que le corresponde.

El libro de planillas se utiliza para llevar el registro de los empleados de la empresa, el puesto que desempeñan, sus remuneraciones, los descuentos a que están afectos y su sueldo líquido.

La planilla de sueldos se puede elaborar en el libro que existe para el efecto o bien el contador puede diseñarla en hojas movibles a máquina, o bien puede hacerse en la computadora de acuerdo a los períodos de pago que utilice la empresa, puede ser por semana, por quincena o por mes. El sueldo puede ser fijo o a destajo. Es fijo cuando se le paga al trabajador una cantidad fija sin importar si trabaja o no. Es a destajo cuando se le paga al trabajador según el trabajo que haya hecho o según las unidades que haya fabricado. El pago por semana generalmente lo hacen las constructoras que les pagan a sus albañiles y ayudantes cada sábado, y algunas fábricas.

 En la parte superior se escribe el nombre de la empresa, el número de la planilla y el período al que corresponde. También a criterio del contador, puede incluir los números de los cheques y el nombre del banco. Si un trabajador falta un día a la semana sin causa justificada no tiene derecho a que se le pague el séptimo día (articulo 126 del Código de Trabajo).

Partidas de Ajuste

 Son ciertas partidas que se hacen en el libro diario generalmente al final de cada ejercicio contable, con el fin de poner o llevar cada cuenta a su saldo correcto, ya sea aumentando o disminuyendo su valor o bien creando nuevas cuentas, pero que siempre tienen su origen en actividades de la empresa. Sucede que no se pueden elaborar los estados financieros solo con las cuentas que aparecen en el balance de comprobación o de saldos, pues aunque no se hayan cometido errores, los saldos de dichas cuentas no siempre coinciden con la situación real de la empresa, debido a varias circunstancias, entre las cuales podemos mencionar las siguientes:

a) Que algunas transacciones están pendientes de contabilizarse porque al contador o a la contadora no le entregaron en la fecha correspondiente, la documentación que acredita dichas transacciones, ya sea intencionalmente, por negligencia o por olvido, 

b) Que el valor de los activos fijos que aparecen en el balance de comprobación, ya no es el mismo, pues evidentemente el tiempo transcurrido y el uso al que han estado sometidos, han originado en ellos una disminución en su valor (depreciación);

c) Que el valor de algunas cuentas de activo tales como gastos de organización, papelería y útiles. publicidad, alquileres, seguros, etc. pagados por anticipado, que figuran en el balance de comprobación o de saldos, no corresponden al que realmente se tiene, debido a que su valor ha ido disminuyendo durante el ejercicio conforme se han utilizado, amortizado o disfrutado:

d) Que existan cantidades pendientes de cobro, a favor de la empresa, tales como, alquileres, comisiones, intereses, dividendos, etc;

e) Que existan cantidades pendientes de pago, a cargo de la empresa, tales como alquileres, sueldos, comisiones, intereses, impuestos, etc.

Por consiguiente, antes de proceder a la preparación de la hoja de trabajo y por ende de los estados financieros, es necesario hacer un examen del saldo de cada cuenta que aparece en el balance de comprobación o de sardos con el fin de establecer si su valor concuerda o no con la realidad; y cuando no coincide, la diferencia que resulte, se debe registrar por medio de asientos especiales que reciben el nombre de partidas de ajuste, Cabe expresar que no hay ninguna regla que fije el número de ajustes, por lo que se pueden hacer tantos como sean necesarios, con el objeto de que cada una de las cuentas arroje at terminar el ejercicio el saldo que realmente le corresponde.

Las partidas de ajuste se dividen en legales y por corrección.

PARTIDAS DE AJUSTE LEGALES. Son las que se efectúan teniendo cuidado de no transgredir una ley, por ejemplo, para el cálculo y contabilización de las depreciaciones y amortizaciones, el Contador debe sujetarse a lo preceptuado por los artículos 21 numeral 27 y del 25 al 33 de la Ley de Actualización Tributaria. Para calcular y contabilizar la reserva para indemnizaciones debe observarse lo que indica el artículo 21 numeral 8 de la ley citada. Para calcular y contabilizar la reserva para cuentas incobrables, debe sujetarse a lo preceptuado por el artículo 21 numeral 20 de la misma ley. Para calcular la reserva legal, debe prestarse atención a lo que indica el artículo 36 del Código de Comercio, y así existen muchos más, que su profesor(a) en el desarrollo de la asignatura les irá indicando. Le sugerimos que con su profesor lean y analicen el artículo 21 indicado en este párrafo.

PARTIDAS DE AJUSTE POR CORRECCIÓN. Son las que se efectúan para corregir un error cometido, el cual puede ser de cálculo o por registro incorrecto de una cuenta.

Libros Principales de Contabilidad

Introducción a libros principales de la contabilidad 

Son los libros imprescindibles que debe llevar todo comerciante siempre que su activo exceda de Q.25,000.00 (Articulo 368 del Código de Comercio). Los libros obligatorios son: Inventarios, Diario o de Primera Entrada, Mayor o Centralizador, de Estados Financieros o de Balances, Compras, Ventas y de Salarios. Los primeros cuatro libros se operan de conformidad con los artículos del 368 al 381 del Código de Comercio; los de compras y ventas de conformidad con los artículos 37 de la Ley del IVA y del 37 al 40 de su Reglamento; y el libro de salarios de conformidad con el artículo 102 del Código de Trabajo, y 22, numeral 4, literal f) de la ley de Actualización Tributaria. Los primeros cuatro deben habilitarse en la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) y autorizarse en el Registro Mercantil. Los de compras y ventas, sólo deben habilitarse. Por la habilitación se pagan actualmente Q.0.50 por hoja y por la autorización Q.0.20 por hoja. 

El libro de salarios únicamente deben llevarlo las empresas que ocupen permanentemente a diez o más trabajadores, y debe ser autorizado y sellado por el Departamento Administrativo del Ministerio de Trabajo y Previsión Social.

1.LIBRO DE INVENTARIOS. 

Este es un libro principal de carácter obligatorio; es decir que no puede dejar de utilizarse. Actualmente sólo las empresas pequeñas y una que otra mediana llevan este libro a mano, las demás lo llevan por sistemas electrónicos; es decir en computadora. En este libro se registran el inventario con que se inicia la contabilidad del comerciante y el final que se asienta al cierre de cada ejercicio contable. También se registran los inventarios extraordinarios a solicitud del comerciante. De manera general, se elabora por lo menos un inventario al año. Todos los inventarios que la empresa tenga que elaborar se asientan en este libro.

2.LIBRO DIARIO O DE PRIMERA ENTRADA.

El libro Diario también se llama de Primera Entrada, porque es en este libro donde primero se registran las operaciones de una empresa, siempre con base en documentos fehacientes tal como lo establece el artículo 381 del Código de Comercio. Estos documentos pueden ser: facturas corrientes, facturas cambiarias, facturas especiales, notas de crédito, notas de débito, pólizas de importación o exportación, y otros documentos comprendidos en el Código de Comercio.
En este libro es donde se pone en práctica lo del cargo y el abono o sea donde se aplica la partida doble.

3.LIBRO MAYOR O CENTRALIZADOR. 

En el libro mayor figura el concepto de la operación registrada, el debe, el haber y el saldo de la cuenta. Este documento permite ver de manera detallada los movimientos que se han producido en cada cuenta. En él se detallan las entradas y salidas. El procedimiento contable consiste en anotar la operación en el libro diario y, después, traspasar el movimiento a las fichas de los libros mayores.

Hay que destacar que el libro mayor no es obligatorio, aunque sí que puede resultar de gran utilidad en la gestión de la empresa, pues permite consultar cuenta por cuenta cada uno de los movimientos que se han registrado en la empresa.

4.LIBRO DE ESTADOS FINANCIEROS O LIBRO DE BALANCES. Este libro es de carácter obligatorio; es decir que no se puede dejar de llevar, ya que su uso lo ordenan los artículos 368 y 377 del Código de Comercio. En este libro deben registrarse en su orden:

a) El Balance de Situación General de Apertura;

b) Los Balances de Comprobación o de saldos mensuales;

c) El Estado de Resultados;

d) El Balance de Situación General de Cierre;

e) El Estado de Costo de Producción cuando se lleva contabilidad de costos; y

f) El Estado de Flujo de Efectivo. Estos dos últimos los menciona la ley de Actualización Tributaria en sus artículos 40 numeral I y artículo 53.

El Libro de Balances o de Estados Financieros consta de cuatro columnas, las cuales se utilizan de acuerdo al balance o estado que se vaya a asentar.

5.LIBRO DE COMPRAS Y SERVICIOS RECIBIDOS. Este libro se opera de conformidad con los artículos 37 de la Ley del IVA y 38 de su Reglamento. En este libro deben registrarse todas las

compras de bienes y todos los pagos que efectué la empresa por servicios recibidos, siempre que las erogaciones estén respaldadas con la documentación fehaciente, ya que de lo contrario no se pueden contabilizar.

Al finalizar cada período mensual, debe hacerse un resumen, identificando el monto total de las compras y servicios por los cuales procede derecho a crédito fiscal y por los que no procede derecho a crédito fiscal.

6.LIBRO DE VENTAS Y SERVICIOS PRESTADOS. Este libro se opera de conformidad con los artículos 37 de la Ley del IVA y 38 de su Reglamento. En este libro deben registrarse todas las ventas de mercaderías y todos los ingresos que perciba la empresa por servicios prestados, siempre que los ingresos estén respaldados con la documentación fehaciente, ya que de lo contrario no se pueden contabilizar.

Con base en los dos últimos libros mencionados se llena el formulario correspondiente para declarar y pagar el IVA del mes. Este impuesto se paga en el mes que sigue al mes anterior, por ejemplo el IVA del mes de enero se paga en el mes de febrero, el IVA del mes de febrero se paga en el mes de marzo, y así sucesivamente.

Inventarios

 Tipos de Inventarios

1. INVENTARIO: Registro detallado de todos los bienes, derechos, obligaciones y capital o patrimonio neto de una empresa, incluyendo su valuación en dinero. //Detalle escrito de los activos y pasivos de una empresa o persona.

2. INVENTARIO FÍSICO: Acto de contar, medir, pesar y anotar uno por uno todos los bienes que se encuentran en existencia a la fecha del inventario. Otra definición más sencilla podría ser: recuento material de los bienes componentes del inventario.

3. INVENTARIO PARCIAL: Es aquel en el que solo se registra una parte del activo o una parte del pasivo.

4. INVENTARIO TOTAL: Es aquel en que se registran todos los bienes, derechos, obligaciones y capital o patrimonio neto que posee el comerciante.

5.INVENTARIO PERIÓDICO: Es el recuento y valuación de existencias de mercaderías o materias primas al inicio y al final de un ejercicio contable. En otras palabras: es el acto de practicar inventario físico a todas las mercaderías o materias primas y valuarlas de acuerdo con alguno de los métodos contenidos en el Artículo 41 de la Ley de Actualización Tributaria.

6.INVENTARIO PERPETUO O PERMANENTE: Es el que muestra la existencia de mercaderías o materias primas y su costo en cualquier momento, se puede llevar por medio del sistema computarizado o bien a mano, utilizando una tarjeta o una hoja del libro para cada clase de artículo.

Contabilidad General

💲 Definición de Contabilidad General💲

Cualquier empresa o entidad necesita incorporar un sistema de contabilidad para llevar todo el control sobre el conjunto de actividades económicas y financieras. En este sentido, todo lo que tenga una dimensión económica en una empresa tiene una repercusión contable.

Ideas y Principio de la Contabilidad General

La contabilidad informa sobre la situación actual de una empresa, su evolución anual o histórica y las previsiones para el futuro. En otros términos, las empresas se encuentran en permanente transformación y la contabilidad es una herramienta para explicar dicho cambio.

La contabilidad está dirigida a todo aquel que mantenga relaciones comerciales o laborales con la empresa, por ejemplo, a la dirección de la entidad, a los empleados, al estado a través de hacienda y a los proveedores acreedores.

Para que la información que se maneja sea útil es necesario el uso de un sistema unificado, también conocido como plan general de contabilidad. Dicho plan afecta especialmente a las relaciones externas de una entidad, ya que cada empresa tiene una contabilidad interna, también conocida como contabilidad analítica o de costes.