Libros Auxiliaries de la Contabilidad

Son libros que las empresas utilizan de acuerdo a sus necesidades. Estos libros no son ordenados por ninguna ley, por lo tanto no existe la obligación de llevarlos. Sin embargo, son de mucha utilidad, ya que la información que proporcionan sirve de base para operar algunos libros principales, así como para hacer comparaciones con algunas cuentas. Los libros auxiliares mas importantes son:

• Caja
• Cuentas Corrientes de Clientes
• Cuentas Corrientes de Proveedores
• Libro de Almacén
• Libro de Planillas Libro de Bancos
• Libro de Conciliaciones Bancarias, etc.

Los libros auxiliares se pueden llevar en libros de pasta dura o en libros de pasta flexible, también sus registros pueden llevarse en tarjetas o en hojas tabulares, no es necesaria su habilitación ni su autorización. Estos registros pueden operarse a mano, por sistemas mecánicos o por sistemas electrónicos.

LIBRO DE CAJA. Se utiliza para llevar el registro detallado de los ingresos y egresos de electivo de un comerciante y de cualquier persona; puede operarse por semana, por quincena y por mes.

El libro de caja, generalmente se opera a doble folio, pero, también se puede llevar en un sólo folio, utilizando tres columnas.

Cuando el libro de caja se lleva a doble folio, el folio de la izquierda se denomina "DEBE" y el folio de la derecha se denomina "HABER".

En el "DEBE" se registran los ingresos (entradas de dinero) que por cualquier motivo reciba la empresa, por pagos que le hagan en efectivo contante y sonante y con cheques.

La recepción de cheques también se consideran como ingresos en efectivo, toda vez que, mientras el cheque no se deposite en la cuenta bancaria junto con el demás efectivo, el mismo permanece en la caja de la empresa, por lo tanto se considera como efectivo, y se registra en el debe del libro de caja.

En el "HABER" se registran los egresos (salidas de dinero) que por cualquier motivo tenga que hacer la empresa, por pagos sólo en efectivo contante y sonante.

La emisión de cheques no se registra en el haber del libro de caja, toda vez que el dinero que los mismos representan, no sale de caja de la empresa, si no de la cuenta bancaria

Después de operado el libro de caja en forma detallada o analítica, se hace un resumen.

LIBRO DE CUENTAS CORRIENTES. Este libro se utiliza para llevar por separado o individualmente el control de lo que cada cliente u otra persona le adeuda a la empresa, o bien para llevar el control de lo que la empresa le adeuda a cada proveedor u otra persona Consta de tres columnas la primera se denomina debe. la segunda haber y la tercera saldo. Este control se puede llevar en libros, tarjetas y en computadoras.

Cuando el control se lleva en libros, se utilizan dos foros, uno para clientes y otro para proveedores.

En el libro de cuentas corrientes de clientes se utiliza una hoja para cada cliente. Y en el libro de cuentas comentes de proveedores, se utiliza una hoja para cada proveedor. En la parte superior de la hoja se escribe el nombre del cliente, su dirección y teléfono de su empresa y la dirección particular, teléfono y correo electrónico. El registro de ambos libros es diferente.

Queremos expresarle con relación a las cuentas corrientes que, cuando se llevan en libros, a cada cliente y a cada proveedor, se le da el número de folio en que quedó registrado en nuestros libros de cuentas corrientes, y se le indica que para cualquier consulta, siempre se identifique con dicho número Al hacerlo así
, no cuesta mucho encontrarlo en el libro. Imagínese que una empresa tenga 80 clientes, y de repente llama el cliente número 75, y dice que se le olvidó su número. Antes de encontrarlo hay que leer el nombre de 74 clientes.

Actualmente muchas empresas pequeñas, llevan sus cuentas corrientes en tarjetas movibles, cuyo rayado es exactamente igual que el de los libros. De esta forma, los clientes y los proveedores pueden colocarse en orden alfabético, ya que una tarjeta puede colocarse en el tarjetero antes o después de otra. Siempre se utiliza una tarjeta para cada cliente y una para cada proveedor. Otra ventaja, es que se pueden operar a máquina.

Las empresas grandes y medianas llevan las cuentas corrientes en computadora. Existen programas que de una vez actualizan el saldo. Esta es una gran ventaja, ya que se ahorra tiempo y el costo es más bajo, toda vez que una sola persona puede operar muchos clientes o proveedores en poco tiempo, y el riesgo de equivocarse es menor. Siempre es conveniente tener mucho cuidado, ya que un número mal puesto puede cambiar el saldo.

LIBRO DE ALMACÉN. Este libro se utiliza para llevar el control de las entradas, salidas y existencia de mercaderías o de materias primas en el almacén o bodega. Consta de tres columnas, la primera se denomina entradas, la segunda salidas y la tercera existencia. En la columna de entradas se registra el número de unidades que han entrado al almacén. En la columna de salidas se registra el número de unidades que han salido del almacén. En la columna de existencia se registra el número de unidades que han quedado en existencia. Las entradas aumentan la existencia, las salidas la disminuyen. Se utiliza una o dos hojas para cada clase de producto. Este control también puede llevarse en tarjetas con el mismo rayado del libro, utilizando una tarjeta para cada clase de artículo, y también puede llevarse en la computadora, lo cual permite más rapidez y exactitud. Algunos empresarios solicitan que además del número de unidades, también se registre el costo de cada unidad, lo cual implica el uso de más columnas, más trabajo y mayor el riesgo de equivocarse. En este libro lo más importante es conocer el número de unidades que entran, el número de unidades que salen y la existencia. A continuación se le dan datos para que con la guía de su profesor(a) opere el libro mencionado.

LIBRO DE PLANILLAS. Todo patrono que ocupe permanentemente a diez o más trabajadores, debe llevar un libro de salarios autorizados y sellado por el departamento administrativo del Ministerio de Trabajo y Previsión Social.

A pesar de que en el segundo párrafo del artículo 102 del Código de Trabajo se menciona que las empresas que tengan entre 3 y 9 trabajadores deben elaborar planillas, muchas empresas no lo toman como obligatorio si no como optativo. Pero si es bueno hacer planillas de sueldos, ya que se evita estar haciendo recibos cada vez que se pagan sueldos; además se lleva en detalle lo que devenga cada trabajador, los descuentos a que está afecto y la cantidad liquida que le corresponde.

El libro de planillas se utiliza para llevar el registro de los empleados de la empresa, el puesto que desempeñan, sus remuneraciones, los descuentos a que están afectos y su sueldo líquido.

La planilla de sueldos se puede elaborar en el libro que existe para el efecto o bien el contador puede diseñarla en hojas movibles a máquina, o bien puede hacerse en la computadora de acuerdo a los períodos de pago que utilice la empresa, puede ser por semana, por quincena o por mes. El sueldo puede ser fijo o a destajo. Es fijo cuando se le paga al trabajador una cantidad fija sin importar si trabaja o no. Es a destajo cuando se le paga al trabajador según el trabajo que haya hecho o según las unidades que haya fabricado. El pago por semana generalmente lo hacen las constructoras que les pagan a sus albañiles y ayudantes cada sábado, y algunas fábricas.

 En la parte superior se escribe el nombre de la empresa, el número de la planilla y el período al que corresponde. También a criterio del contador, puede incluir los números de los cheques y el nombre del banco. Si un trabajador falta un día a la semana sin causa justificada no tiene derecho a que se le pague el séptimo día (articulo 126 del Código de Trabajo).